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综合办公室

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2010/12/07 15:38
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【摘要】:
第一节办公室工作  办公室是登封市少林家具实业有限公司的一个综合职能部门,起着上传下达及领导参谋助手作用。具体包含有枢纽作用、助手作用、参谋作用、信息综合作用、沟通协调作用、窗口作用等。其工作主要体现在以下几个方面:  1、文字工作  文字工作是办公室最重要同时也是一项最基础的工作。它包括公文处理、文字材料草拟两个方面。公文办理是办公室的首要任务。企业公文办理是否规范、公文运转是否高效,直接反映着

  第一节 办公室工作

  办公室是登封市少林家具实业有限公司的一个综合职能部门,起着上传下达及领导参谋助手作用。具体包含有枢纽作用、助手作用、参谋作用、信息综合作用、沟通协调作用、窗口作用等。其工作主要体现在以下几个方面:

  1、文字工作

  文字工作是办公室最重要同时也是一项最基础的工作。它包括公文处理、文字材料草拟两个方面。公文办理是办公室的首要任务。企业公文办理是否规范、公文运转是否高效,直接反映着企业的形象、企业的管理水平和工作效率。文字材料的草拟是办公室发挥领导参谋、助手作用的一个重要方面。它要求办公人员要有一定的文学理论功底和写作水平。同时头脑灵活,能准确把握上级政策,熟悉和了解本单位工作,有一定的参政议政和综合分析能力。因此,搞好办公室工作不但要有一定的文学修养、理论和政策修养、一定的语言文字组织与驾驭能力,而且还要有对各种问题的综合、分析、理解和判断能力,并且还要在工作实践中不断加以提高;另一方面要不断调查研究,吃透企业情况,把握工作的重点、难点、热点、疑点问题,以便在草拟文字材料时有所取舍,满足单位工作的需要。

  每一年度的计划与总结是办公室必不可少的文字工作。尤其是年度计划,它是指导一年生产、销售及其它各项工作的纲领性文件。写好年度计划,既要吃透上个年度的基础情况,还要理清安排本年度工作的思路,以使本年度工作有大的发展。对此,撰写年度计划思路要明确,措施要得力,时效性要强。公司的各项规章制度,也要以文字的形式表现出来。归纳起来有床垫生产、各个职能部门工作、功夫家具城营业三大块。就功夫家具城而言,有作息制度、请销假制度、班前班后会议制度、营业厅收款制度、赊账担保制度、营业人员岗位责任制度、送货制度,营业厅音响、电视、广告牌灯饰开启制度,电话回访、结婚祝贺制度,家具购进制度,来电接听制度,电梯安全使用制度等十多项。2005年、2008年公司相继举办的两次“营销研讨会”,规模宏大,档次较高。为做好会议的文字准备工作,办公室高度重视,认真筹备,确保了两次会议的圆满成功。2003年,在公司ISO9001:2000国际质量管理体系认证方面,办公室配合相关科室作了大量的文字工作。完成了数百页的《质量手册》《相关文件》的整理、撰写、归档工作,从而使公司的质量管理工作有了可靠的依据,走上了模式化轨道。

  2004年9月至12月,公司功夫家具城举行了练兵大比武活动。活动方案由综合办起草,内容涉及目的、意义、项目、参加人员、具体时间、实施方案等。通过活动的开展,提高了员工的自身素质。也在家具城掀起了比、学、赶、帮、超的浓厚氛围,拆装家具、习练书法、撰写文章等在营业厅蔚然成风。

  2、信息工作

  信息是领导科学决策的依据。科学决策的过程实质上就是信息输入、处理到输出的过程。办公室要根据领导的意图,分清轻重缓急,有针对性的、适时的将有关信息提供给领导,为领导决策以及决策的实施、指挥、控制、协调工作服务。办公室要时刻注意信息的收集、整理并及时传递信息,做到眼观六路耳听八方。

  3、督查工作

  督促检查既是各级领导工作的重要组成部分 ,也是办公室的重要工作任务。督查工作对改进领导作风,克服官僚主义和形式主义,推动决策落实,提高工作效率,密切干群关系具有重要作用。办公室制定有督查工作制度。对中心工作、重大决策和领导重要批示以及布置过的工作都应积极催办落实,力求做到件件有着落。

  4、接待工作

  随着社会的进步和发展,社会交往的日益增多,接待工作显得日益重要。接待工作做得好,可以巩固改善单位与单位之间的关系,促进相互了解与合作;接待工作做得不好,就会影响单位之间的关系融洽,使单位之间、人员之间的关系变得冷漠。接待工作搞得好可以推动自己工作的开展。做好接待工作还可以增加本单位的外界影响,也可以说接待工作反映着企业的形象。随着经济社会的发展、企业的壮大,接待工作只能重视而不能忽视,只能做好而不能做坏。

  5、协调工作

  协调工作的目的是理顺各方面的关系,达到团队的和谐统一,步调一致,以实现某一既定目标。对领导同志来说,协调的目的是平衡各方利益,促成目标的达成;对办公室来说,协调是代领导行使的一部分意志,是办公室一项不可缺少的工作,是办公室参谋和服务的具体形式。

  6、调研工作

  调查研究是做好一切工作的前提条件,也是办公室了解情况、掌握情况、发挥参谋助手、信息综合、协调服务等职能的前提条件。只有通过调查研究,才能掌握大量真实有效的信息,才能供领导决策时参考,制定出正确的工作方针和政策。办公室要重视调研工作,掌握调研的基本原则,根据实际需要与可能,采取灵活的方式,取得可靠的调研信息,提高综合服务能力。

  第二节 办公人员素质修养

  办公室是企业的综合服务窗口,办公室工作队伍的状况,决定着办公室工作的质量和效率。办公室必须有一支过硬的高素质人才队伍,才能在日常工作中起到承上启下、协调运转作用。在办公室队伍的结构建设方面,要注重与实际工作同步考虑,设置主任岗位。以青年为主体,知识层次上搭配合理,年龄层次上老中青相结合,同时要有一定的组织协调能力。

  在办公室队伍与作风建设方面,办公室人员除应有较高的政治素质,做到政治坚定、思想敏锐、遵纪守法之外,还要树立良好的工作作风。要有强烈的事业心和高度的责任感;无私奉献和开拓进取的精神;实事求是、踏实苦干的作风;坚忍不拔、勇往直前的意志;公道正派、谦虚谨慎的素养。同时还需具备有渊博的学识、良好的修养、文明的举止、优雅的谈吐、博大的胸怀。

  对办公室人员业务水平的提高,随着形势的发展,领导的要求越来越高,同时办公室在企业中所处的地位和作用也越来越重要。加强办公室人员的培训,不断提高其业务水平,是在新形势下做好办公室工作乃至整个企业工作的一项重要内容。

  实行科学化管理是做好办公室工作的前提和必要保证。要使办公室工作有条不紊、高效运行,必须加强科学管理,努力实现办公工作的规范化、制度化、科学化。办公室各个岗位都要依照岗位职责,制定出工作规程和质量标准,并按规程进行工作;健全各种规章制度,做到人人事事有章可循;要以科学的态度,按照办公室工作的内在规律办事,既有分工而又相互协作,高效运行。

  第三节 办公自动化建设

  办公自动化是社会生产力发展的客观需要。自动化最显著的作用就是提高办公效率和质量。办公室作为企业的综合办事机构,在企业管理水平不断提高、企业管理手段不断完善并趋于现代化时,必须努力实现办公自动化。要实现办公自动化,首先要求每个办公室工作人员掌握自动化的知识和技能。其次,要完善通讯手段,保证内外联络渠道畅通。第三,办公设备要根据工作需要加速更新换代,以提高工作效率和质量,要通过办公机具的现代化,促进办公室管理的现代化。随着公司的发展壮大,2009年公司已初步实现了办公现代化。综合办公室配备了两台电脑,床垫厂、功夫家具城也各配有一部电脑。

  第四节 办公室现状

  1996年5月,登封市少林家具实业有限公司刚成立时,由于人员少、事情又不多,办公室只有一个工作人员李松森,协助总经理草拟一些文字材料,同时处理公司内部一些简单的事务,做好各部门之间的沟通与交流。

  随着公司的逐步发展和壮大,公司人员增多,工种责任细化。如床垫厂作为一个单独的生产单位主要负责床垫生产,营业厅主要从事床垫与家具的销售,这时很需要有一个科学的质量管理体系。按照ISO9001:2000国际质量管理体系的标准要求,依照ISO的管理模式,公司建立起了综合办公室、供应部、销售部、生产技术部、管理层,使企业各项工作尤其是企业的质量管理工作逐步走上正轨,并取得了明显成效。

  2003年以前,办公室一直由退休后返聘到公司的老教师李松森负责。考虑到李松森年龄较大,体力、精力等方面欠佳等原因,公司2003年从社会上又选聘了更年轻的同志王洪淼,通过一个阶段的实习后,顺利的接替了李松森的工作,从而为办公室工作的开展注入了新的活力,也使其实现了顺利过渡。

  随着王洪淼主任对公司状况了解的逐步深入和各项业务水平的均衡快速提高,公司于2010年晋升其为公司副总经理,之前公司从内部培养、发掘了周松伟、靳小玲、常跃飞等同志,充实到了办公室的团队中,不但使综合办的工作效率大大改观,同时更为综合办工作的连续性提供了可靠有力的保障。目前,综合办主任由周松伟同志担任,各项工作正处于稳健高效有序的轨道上运行。

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